Создали цифровую экосистему рекламного агентства ArrowMedia

Помогли выбрать решение

Для будущей экосистемы важно было выбрать правильную основу. Мы сравнили несколько популярных решений.
Сравнение велось по возможностям, стоимости и простоте поддержки систем.
В результате был выбран Битрикс24.

Первичная настройка сервера

Сервер как гитара — не настроишь, не сыграешь. Пункты ниже гарантируют корректную работу Биртикс24 нашего клиента:

1. Настройка главного модуля — этап оптимизации, настройки почт, доступов и т. д.
2. Соответствие сервера требованиям Битрикс24 (скорость загрузки данных, пространство под документы и тд).
3. PushandPull сервер отвечает за отправку запросов (обновление без перезагрузки страниц).
4. Проактивная защита борется с DDosатаками, анализирует и очищает от сторонних кодов страницы, оповещает о попытках взлома.
5. Еженедельное резервное копирование системы. 
6. Журнал событий фиксирует все изменения, вносимые в систему.
7. Успешное прохождение сервером 29 тестов. 

Перенесли данные в новую систему

За 18 лет работы компания накопила объемную клиентов. Если говорить точнее —48 000 записей. Это данные о клиентах, контактах, сделках и история работы с ними.

Данные имели разный формат и логику хранения. Одна и та же информация у разных компаний хранилась в разных местах.
Выгрузка данных и перенос «как есть» в новую систему грозил полным беспорядком.

Поэтому мы написали скрипт, который собрал записи, привел их в единый вид, упорядочил и перенес. В итоге база была загружена без единой потери и в десятки раз быстрее, чем если бы это делали руками.

Настроили воронку

В нашем случае было достаточно одной универсальной воронки. Она включает все этапы сделки от брифования клиента, до передачи проекта в работу.

Расчет коммерческого предложения

Наш клиент предлагает комплексные услуги. Поэтому расчет коммерческого предложения часто делают сразу несколько технических специалистов. Чтобы упростить и ускорить работу отдела продаж мы дописали организационный модуль. Он позволяет отправить КП на расчет в разные отделы в несколько кликов.

Работает это так:

Когда клиент заполняет бриф, сделка переходит на этап подготовки КП. На этом этапе система сама проверяет все ли заполнено и ставит задачи на соответствующих сотрудников. Отделу продаж остается следить за выполнением задач и соблюдением сроков.

Передача проекта в работу

На этапе продажи агентство получает от клиента необходимую для проекта информацию. Важно, чтобы проектный отдел получил материалы в полном объеме.
Поэтому мы автоматизировали передачу проекта от отдела продаж в работу. Для этого настроили процессы:

1. После подписания договора в системе автоматически создается проект, куда прикрепляются все документы по клиенту.
2. Система добавляет в проект менеджеров и ответственных сотрудников.
3. Автоматически ставятся базовые задачи — написать или позвонить клиенту, провести встречу с командой и т. д.

Проект уходит в работу в день подписания договора.

Учет времени

Над выполнением одной задачи зачастую работают несколько человек. Это могут быть менеджеры проектов, дизайнеры, копирайтеры и другие специалисты.

Однако в стандартных отчетах Битрикс24 отображаются временные затраты только ответственного по задаче. Это мешало оценить реальную загрузку команды и трудозатраты на отдельных клиентов. Поэтому мы доработали модуль учета времени.

Теперь в отчете можно увидеть сколько времени каждый сотрудник потратил на решение той или иной задачи.
Также отчет показывает, сколько времени уходит на каждого клиента. Это помогает командам оценить их реальные трудозатраты.

Найм сотрудников

Наш клиент довольно крупное агентство и часто пополняет штат. Поэтому мы автоматизировали процесс поиска и найма.
Теперь, если руководителю подразделения требуется сотрудник, достаточно заполнить форму заявления в системе. Согласование должностии условий будущего сотрудника проходит в рамках бизнес-процесса. Когда заявка будет одобрена, она автоматически попадет в отдел HR.

Постановка задач

Над одним проектом работают команды разных отделов. У каждой свои типы задач и свои стандарты постановки этих задач. Чтобы избежать путаницы в работе между сотрудниками разных отделов мы создали формы под каждый тип. Это также помогает избежать потери времени на согласование задачи, уточнение деталей и требований. Теперь достаточно выбрать отдел, на который нужно поставить задачу и ее тип. Система сама проконтролирует верное заполнение полей и полноту информации.

Заявки

Существует понятие «работа вокруг работы»: заказ канцелярских товаров, уборка офиса и тд. Чем больше сотрудников, тем больше работы вокруг работы. Чтобы сэкономить время, мы вынесли «заявки» в отдельный раздел корпоративного портала. Здесь можно быстро решить административные вопросы, подать и согласовать заявки на отпуск, уборку, бронирование переговорных и тд.